Корпоратив в период эпидемии коронавируса и карантина

корпоратив и коронавирус, корпоратив в карантине, организация корпоратива при коронавирусе и карантине, как провести корпоратив в коронавирус, коронавирус на празднике, ивент и коронавирус, ивент и карантин

Уже очевидно, что коронавирус и карантин серьезно пошатнут ивент индустрию в сезоне 2020. То, что в январе казалось очень далеким, а в феврале еще не существенным уже в марте парализовало ряд основных стран Европы. В данный момент отменяются и переносятся на неопределенное время не только частные ивенты, но и масштабные ивенты (чемпионаты, показы мод, концерты). Впервые за много веков запретили паломничество в Мекку и молитву во всех мечетях, а католическая церковь разрешила отпускать грехи на расстоянии. Даже круглый стол посвященный коронавирусу отменили из-за коронавируса.

Китайцы, столкнувшись с эпидемией коронавируса, первыми запретили проведение любых ивентов в регионах карантина, дабы избежать скопления народа на массовых мероприятиях. В Европе все больше компаний, планировавших корпоратив на апрель-май, решили не рисковать, а перенести празднование аж на осень. Карантин в равной мере затрагивает всех подрядчиков, ведь в такой подвешенной ситуации мало кто хочет давать предоплату (за бронь ресторана, декораторов, ведущего, артистов) даже на конец лета.

Эти непростые корпоративные решения об отмене ивента, праздника, презентации выглядят разумными, поскольку в разгар эпидемии коронавируса трудно предсказать, какая ситуация будет через 3-4 месяца: сойдет эпидемия на «нет» или ситуация только усугубится. Даже нет гарантии, что на смену COVID-19 в следующем году не придет новая мутация COVID-20 или -21.

корпоратив и коронавирус, корпоратив в карантине, организация корпоратива при коронавирусе и карантине, как провести корпоратив в коронавирус, коронавирус на празднике, ивент и коронавирус, ивент и карантин

И хоть логика в паре с инстинктом самосохранения (у кого они развиты) подсказывают свести до минимума количество контактов в период эпидемии и карантина, все же есть компании, готовые пойти на риск. Тут сказывается как искушение низкой ценой (поскольку многие заведения из-за отмены свадебных банкетов и корпоративов готовы предоставить скидку оставшимся смельчакам), так и крайне нежелательный перенос некоторых ивентов (например: презентация нового продукта, выходящего на рынок или круглый юбилей компании).

Если, несмотря на все угрозы, вы решили не отменять корпоратив в период эпидемии коронавирусом и карантина, постарайтесь придерживаться следующих советов:

1) Если том регионе, где планируется ивент, ввели запрет на массовые мероприятия, поинтересуйтесь в местной администрации, какие могут действовать ограничения. Так как ситуация с коронавирусом быстро изменяется, не стоит доверяться в этом вопросе только новостям из интернета, так как в потоке информации можно упустить планируемые новые ограничения. Например, поначалу на территории Украины Кабинет Министров ввел ограничения на массовые мероприятия численностью от 200 человек, в то же время киевская администрация сузила запрет на территории Киева до 60 человек. Но вскоре уже стал вопрос об ограничении любых активностей до 10 человек в то время, как в некоторых городах Европы запрещено даже парная прогулка на улице. Если вы мечтали о масштабном корпоративе, а ограничения на количество людей коснулись вашего региона, скорее всего, придется отложить осуществление вашего проекта до отмены карантина.

корпоратив и коронавирус, корпоратив в карантине, организация корпоратива при коронавирусе и карантине, как провести корпоратив в коронавирус, коронавирус на празднике, ивент и коронавирус, ивент и карантин

2) Как правило, вместе с ограничением массовых мероприятий (если они не запрещены полностью) идет требование к организаторам мероприятий (в данном случае ивент-агентствам или рекламным агентствам) измерять температуру у всех приходящих гостей и при выявлении людей с повышенной температурой или симптомами ОРВИ не пускать их на локацию. Для этого необходимо иметь в наличии бесконтактные инфракрасные термометры (не ртутными же мерять).

3) В теплое время года используйте открытые локации (отели и ресторанные комплексы со своей территорией). В таком случае можно всю программу корпоратива провести на свежем воздухе. Главное – предусмотреть защиту сцены и гостей на случай дождя или солнцепека, иначе, даже 5-минутный дождь может надолго прервать программу ивента из-за необходимости отключать всю аппаратуру и убирать сервировку столов. Приемлемым решением может быть высокий тент с открытыми боковыми стенками. В таком случае будет хорошая продуваемость и циркуляция воздуха.

4) Если ваш корпоратив планируется в холодное время года (или без закрытого помещения никак не обойтись), тогда необходимо максимально просторное помещение с рассадкой гостей только по семьям (т.е. рядом должны находиться только те люди, которые и так живут вместе или находятся в тесном контакте). ВОЗ (Всемирная организация здравоохранения) рекомендует соблюдать дистанцию не менее 2 метров от человека, который кашляет, чихает или имеет повышенную температуру (хотя такие априори не должны быть допущены на ваш праздник).

корпоратив и коронавирус, корпоратив в карантине, организация корпоратива при коронавирусе и карантине, как провести корпоратив в коронавирус, коронавирус на празднике, ивент и коронавирус, ивент и карантин

5) На этапе выбора зала для корпоратива обязательно убедитесь в том, что система вытяжек и кондиционирования помещения может работать на максимуме в течении всего времени ивента. По возможности договоритесь с администрацией, чтобы как можно большее число окон были открыты для проветривания.

6) Избегайте фуршетного формата (когда люди разговаривают лицом к лицу, набирают вместе еду и т.д.), что минимизирует контакты между гостями.

7) В идеале взять в аренду бактерицидные рециркуляторы, которые смогут периодически работать в тех зонах, где бывают люди (включая холл, гардероб, туалет).

8) Сократите тайминг празднования до допустимого минимума. Например, если корпоратив в среднем длится 5-6 часов и включает в себя: сбор гостей, спитчи, видео-презентацию, фуршет, то было бы уместно ограничиться 3 часами и сократить программу корпоратива за счет меньшего количества спикеров и шоу-программы.

9) Старайтесь исключить из программы корпоратива те активности, при которых гости могут стоять вплотную друг ко другу или контактировать между собой (например, церемонии награждения или командные конкурсы).

корпоратив и коронавирус, корпоратив в карантине, организация корпоратива при коронавирусе и карантине, как провести корпоратив в коронавирус, коронавирус на празднике, ивент и коронавирус, ивент и карантин

10) Попросите гостей ивента ограничиться устным приветствием и избегать рукопожатий (в особенности тесных объятий). Это касается также совместных селфи. Пусть фото каждого стола и гостей, пришедших на корпоратив вместе, сделает ваш фотограф.

11) Рекомендуем настоять на том, чтобы кейтеринг был в масках. Ведь из-за одного больного официанта или повара, коронавирус может передаться многим гостям ивента. Маски помогут существенно сократить вероятность чихания в тарелки, но никак не избавят от плохого мытья рук после туалета или почесывания носа работниками кейтеринга. А, ведь, потом они касаются тарелок и чашек гостей.

12) В меню вашего банкета по максимуму включайте блюда, прошедшие термообработку и горячие напитки (не путать с горячительными). Так как коронавирус не термостойкий и погибает при температуре 50 градусов. Даже горячий чай способен убить вирус, попавший только что в ротовую полость.

13) Самый радикальный и сложный метод – это одеть в маски всех гостей. Да, в ней не очень удобно есть, но, если это обыграть в тематике вашего корпоратива, можно получить некоторые выгоды (почти венецианский маскарад). Например, работники вашей компании в масках одного цвета, а партнеры компании – другого, что сразу обозначит два полюса и две команды. А если написать на масках имена гостей, ведущий сможет непринужденно к ним обращаться, не путая имена. Только важно помнить, что минимизировать заражение коронавирусом способны маски со степенью защиты FFP2, а лучше FFP3. Хотя и обычная маска хороша уже тем, что человек намного реже касается руками своего лица.

корпоратив и коронавирус, корпоратив в карантине, организация корпоратива при коронавирусе и карантине, как провести корпоратив в коронавирус, коронавирус на празднике, ивент и коронавирус, ивент и карантин

14) Постарайтесь уменьшить количество гостей и пригласить только тех людей, без которых на корпоративе никак не обойтись. Коронавирус – хороший повод не приглашать тех, кого вы и так не сильно хотели видеть на своем ивенте ))

15) Позаботьтесь, чтобы на всех столах находился раствор или спрей, способный убивать коронавирус (содержащий 60% спирта, или 75% этанола, или хлороформ). Важно использовать средства дезинфекции каждый раз, после рукопожатия, прикасания к кнопке лифта, открытия дверей, что существенно сократит риск передачи вируса.

16) Если необходимо вручать призы или награды, также обработайте их поверхность перечисленными выше средствами дезинфекции.

17) Не стоит передавать из рук в руки микрофон, так как его поверхность часто контактирует с губами и капельками слюны. У ведущего должен быть свой радио-микрофон, в который работает только он, а для других спикеров или тостующих можно установить на стойке отдельный микрофон и обрабатывать его средствами дезинфекции после каждого выступающего (чем еще заняться стейджменам в период эпидемии ))

18) Не поленитесь прописать в текст ведущего напоминания всех основных правил профилактики коронавируса. В конце мероприятия можно даже вручить призы тем гостям корпоратива, которые лучше всех придерживались советов ВОЗ.

корпоратив и коронавирус, корпоратив в карантине, организация корпоратива при коронавирусе и карантине, как провести корпоратив в коронавирус, коронавирус на празднике, ивент и коронавирус, ивент и карантин

19) Технологии 21-го века позволяют сделать онлайн конференцию и эффект присутствия с теми гостями, которые по каким-то из причин не могут посетить ваш ивент. Например, партнеры компании, которые из-за карантина не могут присутствовать на корпоративе, благодаря онлайн-трансляции могут быть все время на связи и участвовали в поздравлениях, шоу-программе.

20) Не лишним будет проверить в страховых компаниях возможность застраховать ваш ивент и постараться максимально отсрочить внесение предоплат всем подрядчикам.

Надеемся, эти советы помогут вам обезопасить себя и близких на корпоративе в период эпидемии короновируса и карантина, чтобы он запомнился всем уникальным шоу и атмосферой, а не лечением после безалаберной организации.

© Игорь Куксенко www.lafestamusic.info