Как организовать «Open air» (корпоратив на открытом воздухе)

корпоратив и концерт на открытом воздухе

К «Open air» можно отнести как небольшие частные вечеринки в кругу друзей (по-простому «пикники»), так и банкеты, фуршеты, коктейли, имеющие официально-деловую направленность, где местом проведения является открытая площадка, а количество гостей может достигать 1500 человек. В меню мероприятий на открытом воздухе как правило включаются блюда, приготовленные на мангале (барбекю). Корпоративные барбекю зачастую проходят в формате «шведского стола» (как с посадкой гостей, так и без нее) и характеризуются насыщенной спортивно-развлекательной программой.

1. Главный вопрос, который возникает при организации корпоратива на открытом воздухе - это «что делать, если у выбранной площадки нет своей кухни?». В этом случае вам придется выбирать, пригласить поработать на выезде какой-то стационарный ресторан или воспользоваться услугами кэйтеринговой компании. При этом необходимо учитывать, что если понравившийся вам ресторан прекрасно работает в родных стенах – это еще не означает, что он будет так же хорош на другой площадке. Ведь при работе на выезде блюда готовятся на базе ресторана только до определенного уровня и потом доводятся до готовности и выкладываются на блюда уже на месте проведения праздника. Соответственно, для работы на площадке, не оборудованной кухней, необходимо владеть специальной и проверенной технологией приготовления таких блюд и иметь необходимое оборудование - перевозные плиты, тепловые шкафы и многое другое. Но не все стационарные рестораны, заявляющие, что могут провести банкет на любой площадке, такими технологиями и оборудованием обладают и могут отработать с неизменным качеством кухни и обслуживания и «дома» и на выезде. Поэтому заранее наведите справки об опыте работы ресторана на выездных мероприятиях.

2. Меню для open air. При составлении меню для корпоративных летних мероприятий и частных пикников должен учитываться ряд моментов. По сравнению с меню мероприятий, организуемых в банкетном зале, или же с меню open air, носящих официально-деловой характер, количество блюд для корпоративных вечеринок из расчета на одного гостя должно быть в 1,3 – 1,5 раза больше. Это связано с более продолжительным регламентом мероприятий, с действием свежего воздуха на аппетит собравшихся, наличием в сценарии спортивных мероприятий. Подбирая ассортимент блюд, основной упор, конечно же, делается на блюда, приготовленные на мангале или на вертеле. Особенно популярными становятся блюда, приготовление которых возможно на виду у гостей. Также меню для корпоративных мероприятий должно содержать большое количество натуральных овощей, садовой зелени, рассольных сыров, слабосоленых овощей. Очень широко в меню должен быть представлен «соусной стол». Подбор соусов нужно делать таким образом, чтобы каждый вид соуса стал хорошим дополнением к одному из горячих блюд, представленных в меню. При составлении ассортиментных позиций блюд по меню учитывается и тот факт, что некоторые блюда нельзя предлагать и сервировать в летний сезон. К таким позициям в базе блюд относятся желированные блюда (некоторые холодные закуски, пирожные), салаты, в приготовлении которых используется заправка на основе майонеза, сливок, кремовые десерты и муссы, десерты с использованием шоколада. Стоит сказать, что вынос блюд на линию лучше всего осуществлять небольшими порциями и по мере необходимости доносить их из подсобного помещения. Салаты также необходимо смешивать и заправлять небольшими порциями, так как срок реализации заправленного блюда в два раза короче, нежели чем отдельно нарезанных ингредиентов.

3. Иногда в целях экономии заказчики отказываются от установки гостевых шатров и даже шатров для буфетных линий. Это может привести к тому, что в разгар мероприятия погода изменится и начнется проливной дождь. Скорее всего, мероприятие на этом придется прекратить, а настроение гостей будет испорчено. Даже при солнечной погоде сильный порыв ветра может засыпать ваше шикарное угощение сухими листьями и иголками. Поэтому, настоятельно рекомендуется всегда устанавливать те или иные варианты летних укрытий. Если пускается дождь, 99 из 100 музыкантов и прокатчиков звука начнут отключать аппаратуру и прятать музыкальные инструменты. Ведь, никто не будет рисковать с электричеством под проливным дождем, и никто не захочет гробить свою аппаратуру и музыкальные инструменты. Поэтому, если вы не хотите в тишине дожидаться прекращения дождя (а он может затянуться на много часов), лучше позаботьтесь о навесах или о резервном крытом помещении. Даже если речь идёт о минутном летнем ливне, сбор и повторная расстановка аппаратуры может занять от 30 до 90 минут.

4. Для летних open air стиль обслуживания гостей также определяется форматом и направленностью мероприятия. Если говорить об официально-деловых мероприятиях на открытом воздухе с использованием банкетной мебели, банкетных скатертей, стандартного меню, где гости одеты в деловом стиле, то, соответственно и к внешнему виду (форме) официантов и технике их работы применимы существующие классические стандарты. Если же мы говорим о корпоративных барбекю, то здесь уместен более демократичный стиль обслуживания. Официанты, как правило, одеты в футболки, поло, ветровки и т.д. с изображением корпоративной символики ресторана или заказчика. В оформление «Open air» лучше всего использовать яркие красочные тона, либо теплые оттенки. Наиболее подходящим дизайнерским решением относительно декора может быть привязка к стилю «кантри».

5. при заказе аппаратуры для праздника на открытой площадке, стоит брать в два раза более мощный звук, чем для помещения. Если для живой музыки в зале 200 м2 рекомендуется брать минимум 1-2 Квт звука, то для такого же размера открытой площадки стоит взять 2-4 Квт.

Живая музыка: фотографий с более чем 920 концертов группы LAFESTA на ивентах, вечеринках, презентациях, юбилеях, свадьбах